Maalesef bu sorunun cevabı ne kolay ne de evrensel. Bütün satın alma kararlarında olduğu gibi teknolojide de ihtiyaçlar belirgin bir rol oynuyor. Ancak teknoloji ihtiyacının tanımlanmasında yaşanılan bazı bariz sorunlar var. Bunların aşılması teknoloji satın almayı da anlamlı, doğru ve de makul kılıyor. Bu yazının konusu temel bir karar akışı sunmak.
Öncelikle sürecin şu soruyla başlaması gerekiyor: Bu gerçekten bir ihtiyaç mı yoksa dış dünyadan kaynaklanan sözde bir ihtiyaç mı? Bir başka şirketin örnek alınması, bir teknoloji şirketinin başarılı bir lansmanına ikna olunması veya nevzuhur bir teknoloji trendi-ne bel bağlanması sözde ihtiyaç kaynakları olarak söylenebilir. İhtiyaçların sözde yaratılabilmesi şirketin ya ciddi bir strateji bunalımında olduğunun ya da her nasılsa gücü elinde toplayabilmiş bir yöneticinin kısa yoldan zafer aradığının göstergesi olabilir. Her durumda teknolojinin sadece bir araç olduğunun, ancak doğru amaç ve kaynaklarda etkili olabileceğinin belirtilmesi gerek.
İlk soruya bu bir ihtiyaçtır cevabını verenler için ikinci sorunun organizasyonun kaynaklarının -ki bunlar temel olarak çalışanlar ve iş yapma kültürüdür- teknolojiyi kullanma yeterliliğine sahip olup olmadıklarının belirlenmesi olabilir. Cevabın az ya da çok subjektif olabileceği açık, ancak organizasyonların tamamen rasyonel ve demokratik bir yapı olduğunu söyleyen yok. Eğer geçmişte organizasyon kaynaklarının kifayet edemediği birden fazla ciddi örnek varsa, burada yeni bir teknoloji satın almanın ötesinde ciddi bir transformasyon gerekliliğinden bahsedilebilir.
Takip eden soru, yeni teknolojinin dış dünyanın, yani pazarın ve rakip oyuncuların karşısında organizasyona ölçülebilir bir avantaj kazandırıp kazandırmayacağı olabilir. Bu sorunun cevaplanması ilk ikisine kıyasla biraz daha meşakkatlidir. İster istemez bazı nesnel bilgilere ve karşılaştırmaya ihtiyaç duyulur. Buna bir de “ben diğerlerinden çok farklıyım efendim, ne kıyaslaması” algısıyla baş etmek gerekliliği eklenebilir.
Artık sıra bu teknolojiyi sağlayan şirketlerin bulunması ve teknolojilerinin yarattığı farkın anlaşılmasına gelmiştir. Burada, kalın kuşe kağıda renkli basılmış, genellikle toplantı ortamlarındaki nezih bey ve hanımların fotoğraflarından müteşekkil satış materyallerinden ve müşteri ağzından yazılmış ÇEVİK, ETKİN, VERİMLİ, SÜPER ve HİPER ifadelerinin dikkate alınmaması, keza daha önce hiçbir yerde implemente edilmemiş yaratıcı olduğu sözlenen yaklaşımlardan kaçınılması tavsiye edilir. Hayatın her alanında olduğu gibi teknolojide de hemen mutlu olmak, başarıyı koşarak kucaklamak ve gökten düşen üç elmadan birini yemek diye bir şey yoktur. Bu şirketlerin şu kriterlerle değerlendirilmesi gerekir; kelimenin her anlamıyla büyüklüğü, büyüme hızı ve istikrarı, sermaye ve ortaklık alt yapısı.
Bu değerlendirmelerden geçer not alan şirketlerin teknolojilerini değerlendirmek artık mümkündür. Burada da esas, ihtiyacın unutulmaması ve teknoloji değerlendirmesinin bu ihtiyaç perspektifiyle yapılmasıdır. Bunu takiben ihtiyaca özelleştirilmiş demo, gerçek müşteri ziyaretleri talep edilmeli, bu şirketlere yollanan RFP’ler değerlendirilmelidir.
Sonunda son düzlüğe gelinmiştir; sözleşmenin yapılması. Kapsamın netleştirilmesi ve sabitlenmesi için en iyi yöntemlerden biri şirketin cevapladığı RFP’nin, sözleşmenin bir parçası haline getirilmesidir. Bu RFP’yi satış aşkı ile doldurmuş teknoloji şirketleri için de geri ödeme zamanıdır. Sözleşmenin mutlaka gelecek 3 yıla ilişkin ek satın almalara baz teşkil edecek fiyatlama modelinin tamamını içermesi gerekir. Aksi halde artan bağımlılık inanılmaz ücretlerin ödenmesi ile sonuçlanabilir. Son olarak da bir sosyal sorumluluğun çok ötesinde, teknoloji şirketinin çalışanlarına ilişkin davranış kodlarını sözleşmede taahhüt etmesi uzun vadeli sürdürülebilirlik için çok faydalı olabilir.
Satın alma burada tamamlandığına göre artık proje implementasyona başlamanın zamanı gelmiştir. Hayırlı olsun.

Gelecek sayıda görüşmek ümidiyle.