İlkay Aydoğdu

Çevik (AGILE) proje yönetimi

GEÇEN yazımda şirketlerin “dijital transformasyon” projelerinden ve bunların yönetimi için kullandıkları “proje yönetimi” metodolojilerinden bahsetmiştim. Proje yönetiminde en bilinen metotlar waterfall (şelale), phased (aşamalı) ve agile (çevik) yönetim şekilleridir. Bu yazımda yine son zamanlarda sıkça duyulan “çevik proje yönetimi” metodolojisini açıklamaya çalışacağım.
Yukarıda bahsettiğim proje yönetimi metotları süreç akışı ve dokümantasyon olarak farklılık gösterse de; temel amaç projenin zamanında ve belirlenen bütçe içinde tamamlanması kullanıcı ihtiyaçlarını yerine getirmesinin sağlanmasıdır. “Çevik proje yönetimi” ise daha çok zaman kısıtının çok olduğu projeler için kullanılmaktadır (Örn: rekabet vb. pazar koşulları nedeniyle ürünün hızla piyasaya çıkarılması gerekebilir, mevsimsel koşullar nedeniyle kaynaklar yok oluyor olabilir ya da çalışanların operasyonlarını hızlıca kolaylaştırmaları gerekiyordur).
Bu metodolojinin en temel özelliği, projenin başlama onayı sonrasındaki her bir faz (bunlara sprint yani sıçrama adı verilir) sonunda nihai ürünün tamamlanmış olmasıdır (Örn: bir yazılım projesinde her bir faz sonunda ilgili ekranlar kullanıcılar tarafından canlı olarak kullanılmaya başlanabilir). Bu nedenle esasen her bir faz kendi içinde küçük bir proje olarak planlanır. Yani her bir fazın içinde geçen yazımda belirttiğim planlama, yürütme, izleme ve kontrol ile kapanış süreçleri yer almaktadır.
Sektörümüze uygun bir örnek üzerinden anlatmam gerekirse, şirketin bir hafta içinde bir kasko ürünü çıkarması gerektiğini varsayalım. Üst Yönetim projenin bütçe ve kapsamına onay verdikten sonra, proje ekibi ilk gün ürünün teknik analizlerini, acente/broker tarafından kullanılacak ekranların analizleri tamamlayarak Bilgi Sistemleri ya da ilgili departmana iletmiş olur, ikinci ve üçüncü günde ürün parametrelerinin sisteme girişi ve ekranların yazılımı gerçekleşir, dördüncü gün kullanıcılar prototip ekranlar üzerinden testlerini yaparlar ve onay verdikleri anda değişiklikler canlı ortama alınarak kullanıcıların erişime açılır. Aynı anda şirketin pazarlama departmanı tarafından ilgili basılı dokümanlar tasarlanarak basıma hazırlanmıştır.
Bu hızda iş yapmak kulağa çok hoş gelse de, proje takımının bazı önkoşulları sağlamaması durumunda yine aynı hızda başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu önkoşullar sistemden daha çok kültüreldir aslında.
Proje takımı üyeleri kendi iş süreçleri ile ilgili yeterli deneyime sahip, analiz ve test aşamalarında karar alma konusunda insiyatif alabilen, yazılım aşamasında çıkacak sonuçlarda yeni bir yol yaratabilecek yetkinlikte kişiler değilse yukarıda bahsettiğim her bir adım daha uzun sürecek ve ileriki adımların da tamamlanma süresini etkileyecektir. Bazen takım üyeleri bu yetkinliklere sahip olsa da, çalıştıkları şirketin organizasyonu hiyerarşik olduğunda bahsettiğim insiyatif alma süreci sekteye uğrayarak, takım üyesinin görevlerini uzun sürede tamamlamasına yol açabilmektedir.
Diğer bir önkoşul ise, proje yöneticisinin takımı her gün en az
15 dk. bir araya getirip iletişim kanallarının açılmasını sağlaması, her bir toplantıda güçlü liderlik yaparak takım içerisinde karar alınmasını sağlaması ve proje planını anlık değişikliklere göre sürekli güncel tutması gerekmektedir. Daha önce de bahsettiğim gibi, kapsam, zaman, maliyet ve kalite ögeleri sürekli olarak planlanmayan ve güncellenmeyen projeler başarısızlıkla sonuçlanacaktır.
Son olarak, çevik proje yönetimi metodolojisi sektörümüzde;
• Rekabet koşullarının yüksek olduğu, Ürün teknik özelliklerin karmaşık olmadığı yeni ürün lansman projeleri
• Reklam ya da kurumsal iletişim projeleri (websitesi, sosyal medya hesabı yaratılması gibi)
• Yazılım projelerinde uygulanabilir.
Ancak bu yönteme karar vermeden önce şirket ve takım mutlaka yukarıda bahsettiğim kültürel koşullarda olmalıdır.

1 Ekim 2019

İlgili Haberler

Yazarlar