COVID-19 ile ofis hayatı altyapı dönüşümüne gidiyor

 COVID-19 ile ofis hayatı altyapı dönüşümüne gidiyor

1 Haziran’dan itibaren normalleşme süreci başladı. Planlı bir şekilde ofislere dönüşün yaşandığı bu süreçte, iş hayatında da değişimler meydana geldi. Normalleşmenin ardından eski düzene yeni kurallar getirilirken çalışma hayatıda yeni normal etkisini gösteriyor.

Etkilerini küresel çapta gösteren ve sadece gündelik hayatı değil, iş hayatını ve iş süreçlerini de derinden etkileyen Koronavirüs salgını ile birçok işyeri ve ofis, uzaktan çalışma sistemi ile işlerine devam etti. 1 Haziran 2020 itibarıyla başlayan normalleşme süreci ile birlikte iş dünyası kademeli olarak ofislere dönmeye başlarken, salgının zorunlu hale getirdiği kurallar ofis hayatını yeniden şekillendirdi. Çalışan sağlığını gözeterek getirilen yeni kurallarla beraber ofis hayatı artık bulaşma riskine karşı daha dikkat odaklı ve merkezinde tedbir bulunan bir yapıya dönüştü. Önlemlerin ofis girişinden itibaren başladığı bu dönemde sosyal mesafe kuralı en çok dikkat çekenlerden biri. Bina girişinden itibaren ateş ölçülüyor, maske kullanmayanlar bina içerisine alınmıyor, sosyal mesafeye uyulması için iş yerlerinde uyarılar bulunuyor. Ayrıca asansör, masa, merdiven gibi birçok kullanım alanında kişiler arası 1,5 metre mesafe kuralı getirilerek ofis prensipleri yeniden düzenlendi.

ALTYAPININ ÖNEMİ ANLAŞILDI

Uzaktan çalışma sistemi sürecinde şirketlerin teknolojik yatırımlarının önemi daha iyi anlaşıldı. Bu alana yatırım yapan şirketlerin çoğu home office çalışma sürecinde teknik aksaklıklar ile karşılaşmadı. Evden çalışmaların yoğun olduğu dönemde verimliliğin artması ile beraber uzaktan çalışma sisteminin devamlı hale getirilmesi de gündeme geldi. Geleneksel çalışma modellerinin yerini alabilecek olan bu sistemi şirketler salgın sürecinde test etti. Çalışan verimliliği ve ofis giderlerinin azalması bakımından olumlu sonuç alan şirketler, 2021 yılında da bu süreci sürdürmeye devam edebilir. Ofis çalışanlarının dönüşümlü olarak evden çalışacağı normalleşme sürecinde ev ortamında çalışanlar işlerine daha fazla odaklanma şansı yakaladı. Avantajı olduğu kadar dezavantajı da bulunan uzaktan çalışma sisteminde çalışanların karşılaştığı en büyük zorluklar; özel bir çalışma alanı oluşturamama, ev ortamındaki dikkat dağıtıcılar ve sosyalleşememek oldu.

TEMASSIZ OFİSLER GELEBİLİR

Salgın sürecinde virüse yakalanmamızın en olası yolu temastan geçiyor. Uzmanlar, ofis ortamında bu durumun önüne geçilmesi için ortak kullanım alan alanlarının temassız olarak kullanılmasının yaygınlaşabileceği kanısında. Örneğin, çalışanlar asansöre veya kahve makinesine bir komut göndermek için akıllı telefonlarını kullanarak ortak kullanılan düğmelere basma ihtiyacını ortadan kaldırabilir. Aydınlatma, ses ve görüntü ekipmanlarını kontrol etmek için sesle aktive olan teknolojiler kullanıma geçebilir. Kapı kolları, asansör düğmeleri ve fotokopi makineleri gibi gün içerisinde ortak kullanılan yerlerin, yeni normal ile birlikte kullanım şekli değişebilir.

Konuyla ilgili görüşlerini aldığımız sektör yöneticileri çalışma ve iş yapış düzenlerinin küresel anlamda eskisi gibi devam etmeyeceğinde hemfikir. Uzaktan çalışma süresi boyunca teknolojik altyapının öneminin anlaşıldığını dile getiren yöneticiler, bu dönemde iş yapış süreçlerinde de artış gözlemlediklerini söylediler. Ofis ihtiyacının tamamen ortadan kalkmayacağını ancak ofisten çalışma modelinin yeniden kurgulanacağını dile getiren yöneticiler, aynı zamanda ofis hayatının da giderek dijital ve teknoloji odaklı bir sisteme dönüşeceğinin de altını çizdiler.

KÜRESEL DANIŞMANLIK ŞİRKETİNDEN 4 ÖNEMLİ TAVSİYE

Küresel danışmanlık şirketi McKinsey, salgının sebep olduğu ekonomik zararların ardından iş süreçlerini ve işyerlerini yeniden canlandırmak için 4 önemli tavsiyeyi paylaştı. Farklı sektör, coğrafya ve rollere göre değişiklik gösterebilen bu adımlar, ofisin gelecekteki rolünün ne olacağının da yeniden belirleneceğini gösteriyor. Bu adımlar ise şöyle:

1. ÇALIŞMA DÜZENİNİ YENİDEN YAPILANDIRIN

Salgın süresince şirketler; işbirliği, anlaşma ve diğer önemli süreçlerin uzaktan yürütülmesine zorunlu olarak adapte oldular. Daha önce organizasyonlar büyük toplantı salonlarında bir araya gelerek gerçekleştirilirken yeni normal ile beraber bu süreç artık dijitale aktarılarak görüşmeler ve fikir alışverişleri dünyanın dört bir yanında eşzamanlı yapılacak şekilde düzenlendi.

2. BECERİLERE GÖRE SINIFLANDIRMA YAPILMALI

Şirketler çalışma şekillerini yeniden yapılandırdıklarında, uzaktan çalışabilecek pozisyonları ve ofiste dönüşümlü olarak çalışabilecek kişileri tekrar değerlendirme fırsatı buluyor. Uzaktan çalışabilecek pozisyonlar: tamamen uzak, dönüşümlü, istisnai olarak uzaktan ve ofiste çalışan olarak yeniden kategorize edilebiliyor.

3. OFİSLERİ ORGANİZASYONEL ÖNCELİKLERE GÖRE YENİDEN TASARLAYIN

Neredeyse tüm ofisler; toplantı odaları, ortak alanlar, özel ofisler ve kabinler olarak tipik bir düzene sahip. Son 10 yıl içerisinde ofisler bazı şekillerde değiştirilmiş olsa dahi COVID-19 sonrası yeni normal düzeni ile devam edecek olan iş dünyası için tamamen yeniden düşünülmesi ve dönüştürülmesi gerekebilir. Gelecek dönemlerde ofislerde teknoloji, çalışanların ofislere dönmelerini ve aşı yaygın olarak kullanılabilir hale gelmeden önce güvenli bir şekilde çalışmalarını sağlamada merkezi bir rol oynayacak. Şirketlerin hangi çalışanların ofise gelebileceğini, ne zaman çalışma alanlarına geri dönebileceklerini, ofisin ne sıklıkla temizlendiğini, hava akışının yeterli olup olmadığını ve ortak kullanım alanlarını yönetmeleri gerekecek.

4. KARBON AYAK İZİNİ YENİDEN BOYUTLANDIRIN

Ofis hayatını yeniden boyutlandırmak için yeni bir dönüşüm sürecine ihtiyaç duyuluyor. Şirketler mevcut karbon ayak izlerini kademeli olarak ayarlamak yerine, alanın ne kadar ve nerede gerekli olduğuna farklı kriterler çerçevesinde bakmalı. Bunlar; işbirliği, üretkenlik, kültür ve iş deneyimi olarak sıralanıyor. Bu yeni bakış açısı, ofislerin varlığını da sorgulamayı beraberinde getirecek. McKinsey araştırmasına göre kira, sermaye maliyetleri, ofis bakım ve yönetimi ve gayrimenkul giderleri şirketler için en büyük maliyet kategorisine giriyor. Bazı şirketler uzaktan çalışma sistemi ile birlikte gayrimenkul maliyetlerini %30 oranında azaltabiliyor.

Ofis hayatında iş yapış süreçlerini yeniden boyutlandıran Koronavirüs salgını, teknolojinin önemini artırdı. Uzaktan çalışma sisteminin yoğun olarak kullanıldığı bu süreçte; toplantılar, işbirlikleri gibi ofis içerisinde yapılan buluşmalar internet ortamına taşındı.

İş hayatına devam eden katılımcılar ile yapılan ankete göre evden çalışma düzeninin avantajları sorulduğunda, 3 temel avantaj göze çarpıyor: yolda vakit geçirmemek (%37), rahat kıyafetler ile çalışabilmek (%34) ve daha geç uyanabilmek (%31). Katılımcılara göre, sosyalleşememek (%41), ekip arasında koordinasyonsuzluk ve iş akışında kopukluk olması (%38) ve dikkat dağıtacak çok fazla unsur olması (%31) ise evden çalışmanın başlıca dezavantajları.
Kaynak: Wizsight Araştırma ve Poltio.com


DOĞA SİGORTA GENEL MÜDÜRÜ COŞKUN GÖLPINAR: Şirketler teknolojik altyapısını güçlendirme yönünde yatırımlar yapacak

“Teknolojik altyapısı güçlü olan, iş ortakları ile iletişimi güçlü olan şirketler uzaktan çalışmanın etkisini fazla hissetmedi. Şirketlerin bundan sonraki dönemde teknolojik altyapısını daha da güçlendirme yönünde yatırımlar yapmasını bekliyoruz.”

Son üç aylık dönemde Doğa Sigorta olarak evden çalışma sistemini benimsediklerini ve Haziran itibarıyla ekibin %20’lik bir bölümünün şirkete gelmeye başladığını söyleyen Doğa Sigorta Genel Müdürü Coşkun Gölpınar, “Teknolojik altyapımızın uygun olması ve tüm ekibimizin olağanüstü gayreti ile bu süreci hiçbir sıkıntı yaşamadan geçirdik. Satış kaynaklarımıza ve müşterilerimize her zaman olduğundan daha da yakın olmaya gayret gösterdik, bunu da üretimlerimize yansıtmayı başardık” dedi. Normalleşme süreci için bu yönde ilerleme için bir proje ekibi oluşturduklarını aktaran Gölpınar, “Ekibimizin bir kısmının bundan sonra da evlerden dönüşümlü olarak çalışması konusunda çalışmalarımız devam ediyor ve kısa sürede devreye almayı planlıyoruz” diye konuştu. 

‘İLETİŞİM DAHA DA GÜÇLENDİ’

“Büyük şehirlerde yaşamakta olan ekibimizin trafikte geçirdiği zaman kaybını önlediği için daha verimli çalıştığını söyleyebiliriz. Hem satış kaynaklarımız, hem müşterilerimiz ve hem de personelimiz arasındaki iletişim daha da güçlendi. Mali açıdan bakıldığında ise servis araçları maliyetleri, yakıt giderleri, elektrik, su giderleri gibi bazı kalemlerde azalma oldu” diyen Gölpınar, görüntülü toplantı sayılarında önemli bir artış olduğuna dikkat çekti. Gölpınar, “Bu süreçte işe başlayan personelimizin eğitim ve organizasyonunda sıkıntılar yaşandı. Ekibin birbiri ile aynı ortamda çalışmıyor olması ruh bütünlüğünü az da olsa etkiledi” dedi.

Şirketlerin teknolojik altyapısı ile ilgili gereklilikleri de aktaran Gölpınar şunları söyledi, “Bizim gibi teknolojik altyapısı güçlü olan, iş ortakları ile iletişimi güçlü olan şirketler uzaktan çalışmanın etkisini fazla hissetmedi. Ancak bazı ekiplerimizin ve bazı işlerin ofiste yapılması kaçınılmaz olduğundan ofis ihtiyacının sıfırlandığını söylemek doğru olmayacaktır. Şirketlerin bundan sonraki dönemde teknolojik altyapısı daha da güçlendirmek yönünde yatırımlar yapmasını bekliyoruz. Gelecekte günümüzde yaşanan bu sürecin dijital çağa geçilmesinde önemli bir etkisi olduğunun belirtileceği bir gerçek. Finans sektörü gibi bazı sektörlerde kısmi evden çalışma düzenine geçilmesinin başlangıcı olan bir dönem yaşıyoruz. Dolayısıyla teknolojik altyapısı güçlü şirketlerin salgın sonrasında da kısmi olarak evden çalışma düzenine geçmesini bekliyoruz.”

‘VERİMLİLİK ÖNEMLİ ÖLÇÜDE ARTTI’

İş süreçleri ve verimlilik ile ilgili de yorumlarda bulunan Gölpınar, “İşlerini evden yürütmesi mümkün olan birçok birimimizin verimliliğinin önemli ölçüde arttığını söyleyebiliriz. Ancak yukarıda da belirttiğimiz üzere verimliliği olumsuz etkileyen bazı dezavantajlar da bulunuyor” dedi.
Gölpınar, “Sigorta şirketlerinin önemli bir kısmının 2021 yılı içinde kısmi ve dönüşümlü olarak evden çalışma düzenine geçmesini bekliyoruz. 2020 yılı ikinci yarısında bilgi işlem altyapılarında yapılacak düzenlemeler ve kontrol mekanizmaları ile 2021’de uygulamaların devreye gireceğini düşünüyoruz” diyerek sözlerini noktaladı.


NN HAYAT VE EMEKLİLİK GENEL MÜDÜR VEKİLİ DİDEM ÖZSOY DİRİCAN: Dijital kanallar üzerinden satış hızlı bir ivme ile artacak

Önümüzdeki dönemde, kurumların dijital dönüşüm ve teknoloji yatırımlarına hız vereceğini göreceğiz. Operasyonel süreçler de dijital ortamlara taşınacak.”

Salgının ardından uzaktan çalışma sisteminin sürekli hale gelebilmesi üzerine görüşlerini aktaran NN Hayat ve Emeklilik Genel Müdür Vekili Didem Özsoy Dirican, “Dünyanın en köklü sigorta ve yatırım yönetimi şirketlerinden NN Group bünyesinde faaliyet gösteren NN Hayat ve Emeklilik olarak, gelişen teknolojileri ve iş hayatındaki yenilikleri zaten yakından takip ediyoruz. Uzaktan çalışma sistemi, bir süredir global tarafta iş dünyasının gündeminde olan bir konuydu. Pandemi süreci de bu sistemi tam anlamıyla deneyimlememize imkan sağladı. Şirketler büyük oranda, 3 aylık bir süreçte, online toplantılar, yapay zeka ve artırılmış gerçeklik gibi teknolojilerle işlerini tamamladı. Bu dönemin sona ermesi ile birlikte uzaktan çalışma sistemini başarıyla tecrübe eden şirketler için uygulamanın sürekli hale gelmesinin mümkün olduğunu düşünüyorum” dedi.

“Her şeyden önce böylesine ciddi bir pandemi sürecinde, çalışanlarımızın güvende ve sağlıklı kalmaları için bir ortam oluşturmuş olduk. Çalışanlarımızın NN Hayat ve Emeklilik ailesinin bir parçası olduklarını evlerinde de hissetmeleri bizim için öncelikli konular arasında yer alıyor. Bunun yanı sıra, trafikte yaşanan zaman kaybını da önledik. Mekan ve zaman kısıtlaması olmadan çalışmanın iş verimliliğine katkısı zaten tartışılmaz ama bunlarla birlikte, teknoloji vasıtasıyla sürdürdüğümüz çalışmalarımızda siber risk tehlikelerini de göz önüne almamız gerekiyor” diyen Dirican, bundan sonraki süreçte de bu durumun daha fazla gündemlerinde olacağını söyleyerek ve bu yönde önlem almanın gerekliğine dikkat çekti.

OFİS İHTİYACI KALKABİLİR


Ofislerin gerekliliği hakkında da yorumlarda bulunan Dirican, “Bazı sektörler var ki, yapılan işler uzaktan çalışma sistemine çok müsait olabiliyor. Bu anlamda bizim gibi emeklilik ve sigorta ürünleri ile ilgili hizmet veren şirketlerde de ofis ihtiyacı duymadan uzaktan çalışma sistemi ile işlerin yürütülmesi sağlanabiliyor. Altyapı teknolojilerine yönelik yatırımlar ve teknoloji konusunda çalışanlara verilecek daha kapsamlı eğitimler doğrultusunda, yakın bir zaman içinde ofis ihtiyacının tamamen ortadan kalkması mümkün” şeklinde konuştu. 

Yeni normale tüm dünyada çok hızlı bir şekilde geçiş sağlandığını belirten Dirican, “Şimdi tüm şirketlerde bütün koşullar yeniden tasarlanıyor. Ofisler şart olmaktan ziyade bir tercih halini alıyor. Şirketler uzaktan çalışma amaçlı altyapı teknolojilerine çok daha fazla yatırım yapacak gibi görünüyor. Dönüşümün en fazla hissedileceği nokta ofislerin kullanım süreleri ve kullanım yöntemi olacak. Zira yeni dönemde insanlar ofise ‘eskiden olduğu gibi’ aynı anda girip çıkamayacak” ifadelerini kullandı.

VERİMLİLİKTE ARTIŞ

Uzaktan çalışma sürecinde verimliliğin arttığına dikkat çeken Dirican, “Uzaktan çalışma sistemi, esasında ofislerdeki belli saat aralıklarına sığdırılan çalışma düzenini daha geniş bir alana yaydı. Trafikte boşa geçirilen süreyi daha efektif şekilde kullanabildik. Bu süreç içerisinde çalışanlarımızın iş ve özel yaşam dengesini kurması önceliğimiz olan konuların başındaydı. Çalışanlarımıza özel sunduğumuz diyetisyen ve sigarayı bırakma programları ile sağlıklarını korumalarına destek olduk. Kendilerini iyi hissetmelerinin ve bu dönemi sağlıkla geçirmelerinin ne kadar önemli olduğunu yaptığımız iletişimlere taşıdık. Geriye dönüp baktığımda kurduğumuz iş ve özel yaşam dengesinin, şirketimizin verimliliğini olumlu yönde etkilediğini ve bu durumun da çalışma performanslarına büyük katkı sağladığını görüyorum” dedi.

“Önümüzdeki dönemde, kurumların dijital dönüşüm ve teknoloji yatırımlarına hız vereceğini göreceğiz. Bu doğrultuda satış ekipleri müşterilerine özel webinar yöntemini kullanarak online iletişim metotları sunacak. Dijital kanallar üzerinden satış hızlı bir ivme ile artacak ve telefonla satış kanalı yeniden yükselişe geçecek” diyen Dirican, operasyonel süreçlerin de dijital ortamlara taşınacağını aktardı. Dirican, “NN Hayat ve Emeklilik olarak dijital dönüşüm ve altyapı teknoloji yatırımlarımıza çok önceden başladığımız için geleceğin çalışma modeline geçmiş durumdayız. Kağıtsız Operasyonel Süreçler programımız sayesinde müşterilerimizle gerçekleştirdiğimiz tüm işlemleri adım adım dijital ortama taşıyor ve kağıdı ortadan kaldırıyoruz. İlk olarak 2018’de gerçekleştirdiğimiz ‘Kağıtsız BES’ projemiz ile Bireysel Emeklilik Sistemi’ne yönelik tüm başvuru işlemlerini dijital ortamlardan gerçekleştiriyoruz. Bilgi teknolojilerinden etkin biçimde yararlanarak günümüzde önemi daha da artan doğanın korunması ve doğal kaynakların tüketiminin azalmasına da katkı sunuyoruz. Hayat Sigortası ve Tamamlayıcı Sağlık Sigortası dahil tüm başvuru işlemlerinde de kağıt kullanımını sonlandırdık” diyerek sözlerini noktaladı.


AVİVASA İNSAN KAYNAKLARI GENEL MÜDÜR YARDIMCISI BURAK YÜZGÜL: Uzaktan çalışma yeni dönemde etkin olarak kullanılacak

“Uzaktan çalışmanın daha etkin olarak kullanılacağı bir dünyaya doğru gidiyoruz, Bu da bize, ofislerin yapısı, büyüklüğü ve varlığı ile ilgili yeniden yapılandırma ihtiyacı olabileceğini düşündürüyor.”

Koronavirüs (COVID-19) salgının ardından uzaktan çalışma sisteminin devamlılığı hakkında açıklamalarda bulunan AvivaSa İnsan Kaynakları Genel Müdür Yardımcısı Burak Yüzgül, “Çalışma hayatının yeni dinamiklerine baktığımızda, hem çalışan sağlığının korunması hem de iş sürekliliğinin sağlanmasına cevap verecek çalışma modellerinin başrol oyuncusu olduğunu görüyoruz. Bu nedenle de uzaktan çalışma modelinin çalışanın tutundurulmasını sağlayacak bir şirket uygulaması olmaktan çıkarak, temel çalışma modelleri arasında konumlandırılacağını düşünüyoruz. Uzaktan çalışmaya olan bakış açımızın kalıcı olarak değiştiğini söyleyebiliriz ancak tek başına sürekli hale geleceğini değil; ofisten çalışma ile birlikte uygulama alanı bulacağını düşünüyoruz” dedi.

‘İSTEDİĞİN YERDE ÇALIŞABİLME MOTİVASYONU’

Uzaktan çalışma sisteminin zaman tasarrufu ve zaman yönetimi konularında esnek bir yapı sunduğunu belirten Yüzgül, “Bu model ile kişi, kendi zaman yönetimi ve planlamasını yaparken; yol, trafik ve diğer zaman çalıcılar olmadığı için de zamandan tasarruf sağlayabiliyor. Mekan konusunda da esneklik sunduğu için, ‘istediğin yerden çalışabilmek’ motivasyonu olumlu olarak etkiliyor” diye konuştu. Uzaktan çalışmanın en önemli dezavantajının ise sosyalleşme olduğunu söyleyen Yüzgül, “Bir arada olmanın gücünü hissetmeye, birlikteliğin getirdiği dinamikten yararlanmaya her zaman çok ihtiyacımız var ve çeşitli dijital araçlar ile uzaktan toplantılar, sohbetler yapsak da; ofis ortamındaki sosyalliğin yerini tutmuyor. Ayrıca, büyük ekiplerin uzaktan yönetilmesi ve koordinasyonun sağlanması ile ilgili de iletişim kopuklukları yaşanabiliyor. İş-özel hayat dengesinin bozulmasını da dezavantajları arasında sayabiliriz” şeklinde konuştu.

“Uzaktan çalışmanın daha etkin olarak kullanılacağı bir dünyaya doğru gidiyoruz” diyen Yüzgül, bu durumun; ofislerin yapısı, büyüklüğü ve varlığı ile ilgili yeniden yapılandırma ihtiyacı olabileceğini söyledi.

Yüzgül, “Uzaktan ve ofisten çalışma modelinin birlikte kurgulandığı bir dünyada, ofislere olan ihtiyaç tamamen son bulmayacak fakat bu ihtiyaç biçim değiştirecek. Farklı çalışma ekipleri için farklı ofis yapılarına ya da daha küçük ofislere ihtiyaç duyulacak” dedi.

DİJİTALİN ARTTIĞI BİR DÖNEM

Yeni normalleşme sürecinde, uzaktan çalışmanın ve dijital platform kullanımının arttığı ve çalışan sağlığının her zamankinden daha ön planda olduğu bir dönemim bizi beklediği tahmininde bulunan Yüzgül, “Mekan bağımlılığından tamamen kurtulmuş iş yapış şekilleri yeni normallerimiz arasında yerini alacak. Tüm süreçlerin dijital platforma taşınması karşımıza bir zorunluluk olarak çıkıyor. İnsanı her zaman odağına alan dijital uygulamalar hayatımızda olacak. Bununla birlikte, çalışanlara destek verecek mindfullness (bilinçli farkındalık) çalışmaları ve şirket psikoloğu, işyeri hekimi, diyetisyen gibi uygulamalar daha çok gündemde olacak. Performans yönetimi sistemimizde yeni normale uyum sağlayarak değişiklik gösterecek ve işin yapılış zamanı kadar, ne verimde ortaya çıktığı ön planda olacak” açıklamalarında bulundu.


AXA SİGORTA İNSAN KAYNAKLARI, İÇ İLETİŞİM VE İDARİ İŞLER BAŞKANI VE İCRA KURULU ÜYESİ ESRA GÜLLER: Hibrit ve esnek çalışma modelleri yaygınlaşacak

“Sigorta, finans gibi sektörlerde tüm süreçlerin dijitalleşmesi yasal ya da teknik sebeplerle mümkün olmayabiliyor. Bu açıdan ofislerin tamamen ortadan kalkmasından ziyade hibrit modeller ve esnek çalışma modellerinin yaygınlaşacağına inanıyorum”

“İş dünyası ve özellikle belirli sektörler, uzaktan çalışma modeline verimliliğe yönelik endişeler sebebiyle uzun yıllardır mesafeli yaklaşıyordu. COVID-19 salgını ile birlikte aslında pek çok şirket bunun işlerin yürümesi noktasında bir engel oluşturmadığını, uzaktan çalışma modelinin verimliliğe olumsuz yansımadığını gördü” diyerek sözlerine başlayan Axa Sigorta İnsan Kaynakları, İç İletişim ve İdari İşler Başkanı ve İcra Kurulu Üyesi Esra Güller, açıklamalarına şöyle devam etti: “Dolayısıyla alternatif çalışma modelleri görmeye devam edebiliriz. Bu noktada şirketlerin kararlarında çalışanların, özellikle de yeni kuşakların, çalışma kültüründen beklentisi önemli bir faktör olacaktır. Çünkü çalışanların da bazıları bir işyerinde fiziksel olarak bulunmanın sosyal ağlar için önemli bir araç olduğunu düşünebiliyor; işyerine bu şekilde aidiyet geliştirebiliyor. Tabii ki bir diğer faktör de birlikte iş yaptığınız ekosistemin buna ne kadar hazır olduğu ve uyum sağlayıp sağlayamamasıyla ilgili. İş ortaklarınız uzaktan çalışma modeline geçemezse tam anlamıyla bu modeli sürdürülebilir kılmak zor. Son olarak şirketlerin teknolojik altyapısının böyle bir çalışma modeline hazır olması, iş süreçlerinin dijitalleşmiş olması ve siber risklere karşı gerekli tedbirlerin alınması da uzaktan çalışma modelinin kalıcılığında önemli bir role sahip.”

Axa Sigorta olarak çalışanlarının, müşterilerinin ve iş ortaklarının sağlığını her şeyin üzerinde tuttuklarını söyleyen Güller, bu sebeple 12 Mart’tan bu yana evlerden çalıştıklarını aktardı. Güller, “Güçlü teknolojik altyapımız sayesinde bu sürece çok hızlı bir şekilde adapte olduk ve süreçlerimizi aksatmadan çalışmalarımıza devam ettik, müşterilerimize kesintisiz hizmet sunduk. Çalışma arkadaşlarımızın yalnızca kariyerinden değil aynı zamanda fiziksel ve zihinsel sağlığından sorumlu olduğumuz için bütünsel sağlık programlarımızı hayata geçirdik. Çalışan Psikolojik Destek Hizmeti, Doktor Danışma Hattı, Evde Muayene gibi pek çok imkanla çalışanlarımızın yanında olduğumuzu gösterdik” dedi.

Güller, “Pandemi sürecinde çalışanlarımızın sağlığından hiçbir şekilde ödün vermeden şirket süreçlerinin devamlılığı ve iş verimliliği açısından doğru yönetmeye azami özeni gösterdik.                                                            Bu çalışmalar bize hem teknolojik alt yapımızın ne kadar sağlam kurgulandığını gösterip, hem de kendi esnek çalışma modelimizi test etmemize imkan verirken çalışan özelinde de işlerimize sahip çıkarak uzaktan çalışma disiplinine, anlayışına ve hatta motivasyonuna da uyum sağlayabildiğimizi de göstermiş oldu.

Tüm bu çıktılar önümüzdeki günlerde çalışma şartlarının tekrar düzenleneceği dönemde pusulamız olan değerlerimiz ve kurum kültürümüz ışığında iş verimliliğimizin sürdülebilmesi,  çalışanlarımızın bağlılığının ve aidiyetinin korunması prensipleri ile politikalarımızı da tekrar şekillendirebileceğimize işaret etmektedir” diye konuştu.

‘MOTİVASYON VE AİDİYET’

Uzaktan çalışma modelinde insan temasının daha az olması sebebiyle insan kaynakları yönetimi bakımından en önemli iki noktanın motivasyon ve aidiyet olduğunu belirten Güller, “Çalışanlarla bağ kurmak, karşılıklı ve sürdürülebilir bir güven ilişkisi oluşturmak ve şirket için değer yaratmak konusunda motivasyonlarını sürdürmek önemli bir zorluk ancak doğru adımlar ve araçlarla üstesinden gelinememesi söz konusu değil. Axa Sigorta olarak müşterilerimize hayallerinin peşinden gitmelerini söylüyor ve bir çözüm ortağı olarak her zaman yanlarında olduğumuzun altını çiziyoruz. Çalışma arkadaşlarımız söz konusu olduğunda da yaklaşımımız aynı olduğu için çalışan motivasyonunu sağlama, bağ kurma ve güven oluşturma konularını kendimiz için avantaja dönüştürdük diyebilirim. Diğer taraftan sürecin belirsizliği, kodların ve zihin haritalarının değişmesi hibrit modellere zemin hazırlıyor. Böyle bir değişime açık olan şirketler bunu avantaja çevirerek dönemin kazananı olacaktır” şeklinde konuştu.

‘ANALİZ VE ÖNERİLERDEN FAYDALANIYORUZ’

Uzaktan çalışma sisteminin gündeme taşıdığı ofislerin gerekliliği ile ilgili de yorumlarda bulunan Güller, “Fiziki bir ofis ortamı bazı çalışanlar için önem taşıyor. Yaştan veya yapılan işten bağımsız olarak bazı insanlar ekip arkadaşlarıyla aynı ortamda bulunmayı, takım olarak çalışmayı tercih edebiliyor; motivasyonu ve iş yapma disiplini daha yüksek olabiliyor. Öte yandan sigorta, finans gibi sektörlerde tüm süreçlerin dijitalleşmesi yasal ya da teknik sebeplerle mümkün olmayabiliyor. Bu açıdan ofislerin tamamen ortadan kalkmasından ziyade hibrit modeller, esnek çalışma (agile working) modellerinin yaygınlaşacağına inanıyorum” açıklamalarında bulundu.


KATILIM EMEKLİLİK İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM YÖNETİCİSİ AYKUT SEVİM: Talep cevaplama oranımız evden çalışmayla arttı

“Bu süreçte %80’lerde olan talep cevaplama oranımız evden çalışma sürecinde %100’lere yaklaştı. Sigorta şirketleri yapıları itibarıyla yeni normale en hızlı adapte olabilen şirketlerden olacaktır. Sigorta sektörünün doğası ve çalışan yapısı gereği çeviklik kaslarının güçlü olduğunu, değişime çok çabuk adapte olabildiklerini gözlemliyorum.’

Salgından önce evden çalışma sisteminin herkesin istediği ama bazı soru işaretlerinden dolayı uygulamaya geçiremediği bir sistem olduğunu ve salgın döneminde zorunlu olarak hepimizin bu sistemi test etmiş olduğunu dile getiren Katılım Emeklilik İnsan Kaynakları ve Eğitim Yöneticisi Aykut Sevim, “Sonuçları analiz etmek gerekirse pek çoklarının endişeleri bu süreçte gitmiş oldu. Sistemin uygulanabilir olduğuna dair inanç arttı. Home office çalışma sisteminde sürekli ya da hibrit, hangi modelin daha verimli olduğu şirketten şirkete, biraz da şirket kültürüne bağlı olarak değişecektir, ama bu sistemin normalleşme sürecinden sonra da hayatımızın bir parçası olacağından eminim” dedi. Uzaktan çalışma sistemini şirket özelinde de değerlendiren Sevim, “Katılım Emeklilik olarak bu sürece çok hazır girdik; dijitali merkeze alan anlayışımızla teknolojik altyapımız çalışanlarımız için de müşterilerimiz için de hazırdı. Sistemlerimiz evden çalışmaya hemen adapte edilerek VPN dediğimiz uzaktan bağlantı yoluyla kademe kademe birçok çalışanımıza evden çalışma imkanı sunduk. Katılımcılarımız da evlerinden çıkmadan hem mobil uygulamamız hem de web sitemiz üzerinden fon dağılımından tahsilata kadar her türlü işlemlerini gerçekleştiriyorlar. 

DAHA FAZLA ODAKLANMA ŞANSI

Sevim, uzaktan çalışma sisteminin avantajları ve dezavantajlarını şöyle anlattı, “Uzaktan çalışma sisteminin avantaj ve dezavantajları, bizim de en merak ettiğimiz konuların başında geliyordu. Bunu elbette ki en doğru olarak çalışanlarımız aktarabilecekti ve biz de Katılım Emeklilik olarak bu durumu onlara sorduk. Home office çalışma sistemini tecrübe ettikten sonra karşılaştıkları zorlukları ve kolaylıkları sorduğumuzda aldığımız cevaplar içinde göze çarpan güçlükleri şöyle özetleyebiliriz; özel bir çalışma alanı oluşturamama, yazılı iletişim kazaları, ekiple iletişimi ofisteki gibi kuramama, müşterilerle yüz yüze iletişime ihtiyaç duyma ve evdeki dikkat dağıtıcılar…

Bütün bunların yanında çalışanlarımız evlerinde çalışırken; daha fazla odaklanma şansı bulabildiklerini, bireysel faydalarının arttığını, esnekliğin verimliliklerini artırdığını, toplantıların daha verimli ve odaklı tamamlandığı ve en önemlisi etkili zaman yönetimi kaslarını geliştirme fırsatı bulduklarından bahsettiler. Her iki sistem de kendi içinde avantajları ve dezavantajları barındırıyor. Teknolojinin efektif kullanılması, çalışma alanının net bir şekilde belirlenmesi, home office çalışırken de mutlaka yemek molası ve dinlenme saatlerini belirlemek, ekiple belirli zamanlarda kısa da olsa görüntülü toplantı yapmak gibi küçük ipuçlarıyla dezavantaj olarak sayılan bu unsurların ortadan kalktığını gözlemledik.” Uzaktan çalışmanın yerine ofiste çalışmanın ekip ruhunu beslediğini söyleyen Sevim, “Yine de ofislerin gereksiz ve boş yere yapılmış bir maliyet kalemi olduğunu düşünmüyorum. Ofis ortamlarının ekip ruhunu beslediği ve özellikle biz beyaz yaka çalışanlar için sosyalleşme alanı olduğu gerçeği var. Bu verilerin söylediklerini yaşadığımız bu tecrübe de doğruluyor aslında. Çalışanlarımızdan aldığımız geri dönüşlerin hatırı sayılır kısmını belirli dönemlerde ofise gelme istekleri oluşturuyor” dedi.

Avatar

Esra Nur Mocu

esra@sigortacigazetesi.com.tr

İlginizi Çekebilir