İlkay Aydoğdu

Proje yönetimi nedir?

SEKTÖRÜMÜZDE birçok şirketin iş süreçlerinde “dijital transformasyon”başlattığı bugünlerde, “proje”ve “proje yönetimi”kavramlarını sıkça duyar olduk. Artık bu ifadeler sadece Bilgi Teknolojileri çalışanlarının değil tüm çalışanların günlük iş diline yerleşti diyebiliriz. Proje yönetimi metodolojileri aslında sektörde yaygınlıkla yazılım geliştirme ve uygulama süreçleri için kullanılmakta olsa da iş hayatında pazarlama, ürün geliştirme, operasyonları iyileştirme gibi amaçlarla da uygulanmaya başlandı. 

Öncelikle “proje”nedir tanımlayalım. Proje belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan, belirli bir amaç için (şirket hedefleri ve stratejileri doğrultusunda) gerçekleştirilen çalışmadır. Projelerin günlük iş operasyonlarından farkı geçici organizasyonlar olması, belli bir süre için yapılan sonlu bir çalışma ve amaç odaklı olmasıdır. 

Proje yönetiminin en önemli faydaları, şirket stratejilerine uyumlu çıktıların elde edilmesini sağlamak, projede kullanılacak kaynak (insan, yazılım, hammadde vs.) kullanımını optimize etmek, maliyet ve bütçe kontrolünü iyileştirmektir. Buna ek olarak proje yönetim teknikleri müşteri memnuniyeti, organizasyonel öğrenme ve etkin takım çalışmasını da geliştirir. 

Proje yönetiminin en önemli aşaması başlatma evresidir, bu evre öncesinde şirket üst yönetiminin proje ile elde edilecek kazançlar hakkında bir fizibilite çalışması yapmış olması ve projenin paydaşları, bütçesi, zaman planı ve amacı konusunda ortak bir karar almış olması gerekir. Bu fizibilite çalışması ve ortak karar olmadan başlayan her proje sahipsiz kalmaya ve başarısız olmaya mahkumdur diyebiliriz. Projenin başlatılma kararının ardından “proje yaşam döngüsü”başlar.

Dünyada proje yönetimi sertifikasyonu konusunda en yetkin kuruluşlardan PMI proje yaşam döngüsünün aşamalarını başlangıç, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ile kapanış olarak tanımlamıştır. Her bir aşamada gerçekleştirilecek çalışmalar proje yönetimi metoduna göre şekillenir.

Bu aşamaların çoğu sıralı gitmez, proje devam ettikçe ve aşamalar arasında bilgi akışı sağlandıkça bir önceki adıma dönülerek güncellemeler sağlanabilir. Proje yaşam döngüsünün bu özelliği, yine PMI tarafından “sürekli iyileştirme ve geliştirme”olarak adlandırılmıştır. Bu döngüsel devamlılık sayesinde projede zaman, kapsam, paydaşlar ve diğer koşullarda oluşabilecek değişimlerin yaratacağı riskler minimize edilir ve proje başarısı artar. 

Bana göre proje yönetimi metodolojisindeki en önemli aşamalar, kapsam, zaman ve maliyet planlaması ve takibi ile iletişim yönetimidir. Kapsam, zaman, maliyet ve kalite ögeleri (bunlara sihirli üçgen, yeni magic triangle da denir), iyi planlanmamış ve proje boyunca şirketteki stratejelerin ya da yönetim kararlarının değişimi sonucunda güncellenmeyen projeler maalesef ki çoğu zaman maliyetini aşar, bitiş tarihi gecikir ya da proje çıktısı iş süreçlerinde bir fayda sağlamadığı için uygulamadan vazgeçilir. 

İletişim yönetiminin bir parçası olarak, projenin yaşam döngüsü boyunca proje yönetim ekibinin paydaşlarla yapacağı düzenli kapsam, maliyet, zaman ve kalite izleme toplantıları projenin durumu ve ihtiyaçlar/gelecek adımlar hakkında herkesin aynı bilgiye sahip olmasını sağlayarak, projenin ve takım çalışmasının etkinliğini iyileştirmektedir. 

İşte tam bu noktada proje yöneticisi/yönetimi ekibinin görevi tüm proje paydaşları ile doğru iletişimi sağlayarak bu toplantılarda proje ihtiyacına yönelik maliyet artışı gibi zorlu konuları çözüme kavuşturmaktır. 

Sonuç olarak, proje yönetimi metodolojileri farklılık gösterse de projeleri sistematik bir süreç ile yönetmek projenin zamanında ve belirlenen bütçe içinde tamamlanarak amacına ulaşması için kritiktir. Kaynak: 1 Project Management Institute, www.pmi.org 2 Proje yönetimi metodları, projenin amacına göre farklılıklar gösterebilir. En bilinen metotlar waterfall, phased, agile yönetim şekilleridir. 

29 Temmuz 2019

İlgili Haberler

Yazarlar